A fogászati rendelőkben a telefon ritkán akkor csörög, amikor kényelmes. Új páciens kérdez, meglévő páciens időpontot módosítana, valaki árat vagy útbaigazítást szeretne. Ezek nem feltétlenül bonyolult ügyek, de ha a recepciós éppen pácienst kezel a pultnál, a hívás könnyen elveszik.
A négy téma, ami napi szinten ismétlődik
Ha eddig nem mérte: érdemes 3 napig jelölni egy táblázatban, hogy a hívások mire jönnek be. Sok rendelőben ugyanaz a négy téma tér vissza:
1. Időpont-foglalás vagy módosítás. "Lenne egy szabad időpont keddre délután?", "Át tudnám tenni a holnapi időpontomat?". 2. Árkérdés. "Mennyibe kerül egy fogkőeltávolítás?", "Implantátum-konzultáció díja?". 3. Útbaigazítás vagy nyitvatartás. "Hány óráig vannak ma?", "Hogyan jutok el a rendelőhöz?". 4. Sürgős vagy érzékeny ügy. "Tegnap volt egy beavatkozás, de még fáj. Mit csináljak?".
Az első három témánál az AI recepciós azonnal tud válaszolni vagy adatot gyűjteni. A negyediknél nem "orvosként dönt", hanem sürgősségi jelzést, visszahívási igényt vagy emberi átvételt készít elő.
Mit jelent az "automatizálható"
Az automatizálás nem azt jelenti, hogy a rendelőből eltűnik az emberi recepció. A jó AI recepciós a rutin telefonos terhet veszi le, és minden fontos adatot visszaad a csapatnak.
- Felveszi a hívást 1-2 csengetésen belül, magyarul köszön, és a rendelő nevével mutatkozik be.
- Megérti a hívás célját az első mondatból.
- Az időpontfoglalási kéréseknél összegyűjti a páciens nevét, elérhetőségét, preferált időpontját és panaszát.
- Az árkérdéseknél a feltöltött árlista és szolgáltatásleírás alapján válaszol, vagy jelzi, ha konzultáció kell.
- Sürgős vagy atipikus ügyet külön megjelöl, és visszahívási feladatként továbbítja.
- Minden hívás után összefoglalót és átiratot ad a rendelőnek, hogy semmi ne vesszen el.
Közvetlen naptárfoglalás, számhordozás, több telefonszám vagy speciális praxisirányítási integráció kérésre beköthető, de ezeket a telefonos élesítés előtt külön scope-oljuk.
Mit érdemes mérni
Az AI recepciós értéke akkor látszik tisztán, ha nem érzésre, hanem néhány egyszerű számmal követi a rendelő:
- hány hívás maradt megválaszolatlan munkaidőben és munkaidőn kívül,
- hány új páciens érdeklődés érkezett telefonon,
- hány hívásból lett visszahívási vagy időpontkérési feladat,
- mennyi időt tölt a recepció rutin kérdések megválaszolásával,
- milyen gyakran kell emberi döntés vagy orvosi visszahívás.
Az első 14 napos próba célja pont ez: webes demóban és kontrollált teszthívásokkal kiderül, hogyan beszéljen a recepciós, milyen kérdéseket kezeljen, és hol kell emberi átadás.
Mennyibe kerül és hogyan telepíthető
Egy fogászati rendelőre szabott AI recepciós csomag az Apex Webnél:
- Próba: a recepciós először webes demóként indul, hogy kockázat nélkül tesztelhető legyen a hang, az üdvözlés és a rendelői tudásanyag.
- Telefonszám: fizetett aktiválás után jelenleg amerikai +1 vagy magyar +36 számot támogatunk önkiszolgálóan. Számhordozást, extra számot vagy más országot előre egyeztetünk.
- Hang: magyar vagy angol üzleti hang, a rendelő nevéhez és beszédstílusához igazított üdvözléssel.
- Tudásanyag: szolgáltatások, árak, nyitvatartás, gyakori kérdések, sürgős esetek kezelése.
- Átadás: összefoglaló és teendő a csapatnak minden releváns hívás után.
Az aktuális AI Recepciós csomagok: Starter $149/hó, Pro $299/hó, Business $599/hó. A nagy hívásforgalmú rendelőknél aktiválás előtt külön egyeztetjük a várható havi hívásszámot és a telefonos beállítást.
A kockázatcsökkentés
Ha az ön rendelőjében jelenleg humán recepciós dolgozik, a cél NEM a leváltás. A cél, hogy a recepciós ne a telefonnal töltse a napja 70 százalékát. Az AI elveszi a rutin hívásokat. A recepciós a betegekkel marad, akik fizikailag bent vannak. A panaszhívásokat is ő veszi át. Az átlagos rendelőben ez 1 ember marad, csak boldogabb.
A próba célja, hogy fizetett telefonos élesítés előtt kiderüljön: megfelelő-e a hang, a szöveg, a tudásanyag és a visszahívási folyamat.
Indítás: apexchatbot.com/hu/pricing/voice.